A hatékony időmenedzsment (időgazdálkodás) különösen fontos azok számára, akik stresszes körülmények között élnek, például vegyük az édesanyákat, akiknek többféle feladat megoldásában is helyt kell állniuk. Meg kell teremteniük a munka és család/ magánélet közötti egyensúlyt.
A stressz és a különféle kihívások negatív hatásai jól ismertek. A folyamatos nyomás alatti lét, a feladatok és a határidők közötti állandó versenyfutás gyakran lehangoltságot, kimerültséget és frusztrációt eredményeznek, főleg hosszú távon. Emellett a stressz akár fizikai és mentális problémákhoz is vezethet, például alvászavarokhoz, csökkent immunrendszerhez és szorongáshoz.
Amennyiben okosan osztjuk be az időnket, sokat segíthetünk magunkon! Ha tudatosan kezeljük az időnket, rá jövünk, mi a legfontosabb, és könnyebben elérhetjük a céljainkat! Ennek következtében kevesebb lesz a stressz, kiegyensúlyozottabbá válunk, könnyebben vesszük az akadályokat.
Időgazdálkodás-célok
Az időbeosztás segít abban, hogy lássuk, mely tevékenységek visznek közelebb a céljainkhoz, és melyek azok, amik eltérítenek minket az utunktól. Az időgazdálkodás tehát útmutatóként szolgál a célok eléréséhez.
Sokak számára az a szó, hogy időbeosztás egyfajta szorongó érzést vált ki, frusztrálja őket, mert azt hiszik korlátok közé kerülnek. Ez nem így van, ha jól csinálod! Nagyon fontos: a beosztásodat te magad alakítod ki, rugalmasan kell kezelned azt- életedhez alakítva, és úgy kell megvalósítanod, hogy téged előbbre vigyen, ne pedig hátráltasson. Ezáltal tudsz egyensúlyt teremteni a munkában, a magánéletedben, vagy akár életed más területein.
Időgazdálkodási stratégiák a hatékonyságért
Prioritások meghatározása
Az időgazdálkodáshoz elengedhetetlen teendőid priorizálása. Segíteni fog abban, hogy átlásd, mely feladatok a legfontosabbak és azonnali figyelmet igényelnek. Íme néhány tipp, hogyan határozd meg a prioritásokat:
Veddfigyelembe, hogy milyen hosszú és rövid távú célokat szeretnél elérni. A fontosabb célokra érdemes több időt szánni és elsőbbséget adni nekik.
Azokat a teendőket, amelyek sürgetőek és rövid időn belül el kell végezni, érdemes elsőként elintézni. Ezáltal megelőzheteda halaszthatatlan problémák ismétlődő felmerülését. A fontossági sorrend felállításában segít téged az Eisenhower-mátrix. Digitális Tárházunkban bővebben olvashatsz róla
Fontos felismerni és minimalizálni az olyan tevékenységeket, amelyek jelentős időt vonnak eltőled- ezáltal semmilyen értékhez nem jutatnak téged hozzá. Ilyen a közösségi médiában való feleslegest időtöltés például. Nem épít téged, nem ad számodra semmilyen értéket, ellenben időd nagy részét elveszi a fontosabb feladatoktól. A lényeg, hogy tudj az egyes feladatiadhoz időintervallumot társítani, azaz tudd, mi mennyi időbe telik és a későbbiekben így tudsz vele kalkulálni.
Szánj időt a kikapcsolódásra is, mert akár hiszed, akár nem, a megfelelő időben beiktatott pihenőidő, feltölt téged, hatékonyságodat növelik- és nem pont ez lenne a cél?
Igen! Mindent időben kell meghatároznod, ami azt jelenti, hogy például a következő heted időbeosztását már hétvégén meg kell csinálnod. Így látod át a “káoszt”, és tudsz megfelelően tervezni; láthatod melyik nap fér még bele egy kis plusz és melyik napon kevésbé. Ennek köszönhetően el tudod osztani viszonylag egyenletesen a feladataidat, nem kell hét elején megszakadnod, a hét vége felé pedig unatkoznod, vagy épp fordítva.
Hogy könnyebben menjen a priorizálás:
- Céljaidat határidővel ellátva határozd meg!
- Használj digitális alkalmazást, ha a papíralapú tervezés nem a te világod!
- Rangsorold a feladataidat fontosság és sürgősség alapján!
- Rugalmasan állj saját időbeosztásodhoz, engedd meg magadnak, hogy alkalmazkodni tudj a változó kürölményekhez! Néha szükség van újragondolni a prioritásokat!
- Tarts rendszeresen felülvizsgálatot, hogy biztosítsd vele, az elvégzendő feladataid követik az aktuális céljaidat!
Hatékony módszerek időgazdálkodás témakörében
A felesleges időpocsékolás elkerülésére sok lehetőség áll a rendelkezésedre. Mindig légy rugalmas és tartsd szem előtt céljaidat! Ennek tükrében válaszd ki számodra a legmegfelőbbet (olyan módszereket igyekeztünk hozni nektek, amit mind a munkahelyen, mind pedig otthoni feladataid ellátására is nyugodtan alkalmazhatsz):
Időblokkolás
Az alapelve, hogy az időt kisebb időszakokra, úgynevezett “blokkokra” osztjuk, és mindegyik blokkot egy konkrét tevékenységnek szenteljük. Ez lehet munka, tanulás, pihenés, vagy akár személyes ügyek intézése is.
Segít a fókusz fenntartásában és a megosztott figyelem elkerülésében. Amikor egy blokkra koncentrálunk minden figyelmünket és energiánkat arra tudjuk összpontosítani. Ezáltal hatékonyabban tudjuk elvégezni a munkánkat, tanulni vagy bármit csinálni.
Tehát, ahelyett, hogy sok feladatot egyszerre próbálnál elvégezni, egy blokkban csak egyetlen tevékenységre koncentrálj. Ezáltal hatékonyabb tudsz lenni, mert kevesebb időt vesztegetsz egy másik feladatra való átállásra és az elkalandozásra.
Az időblokkolás módszerét a saját igényeidhez kell igazítanod. Például beállíthatsz hosszabb blokkokat a munkára, rövidebbeket a pihenésre, vagy akár időt szakíthatsz a hobbi tevékenységeidre is. Fontos, hogy szigorúan tartsd magad a blokkolt időszakokhoz, és ne kezdj más tevékenységek elvégzésébe.
A blokkok rendszerezése segít tervezni az idődet. Ha előre meghatározod a blokkokat akkor tudni fogod, hogy milyen tevékenységeknek várnak rád, és így könnyebben meg tudod tervezni az elvégzendő feladatainkat. Ez csökkenti a káoszt és a stresszt, mert tudod, mikor fogod elvégezni az egyes tevékenységeket.
Priorizálhatod is ezeket a blokkokat: fontos feladatokkal teli időblokkot előrébb is vehetsz a teendő listád sorrendjében. Ez segít elkerülni a halogatást és a fontos dolgok elhanyagolását.
Nézzünk rá egy példát: Otthonról dolgozó édesanya vagy, sok elintéző feladattal- reggeli készülődés a gyerekkel, iskolába-óvódába szállítás, háztartási teendők (főzés-mosás-takarítás), bevásárlás, munka, gyerekekkel töltött idő, stb. Készítsd el ezekhez a tevékenységekhez a számodra megfelelő időblokkokat, határozd meg az időkeretet- meddig fogod azt a blokkot végezni. Oszd be magadnak, melyik blokkot mikor fogod végezni, és abban az időszakban csak az adott blokkra koncentrálj.
Ne felejts el beépíteni a pihenőidőket is! A koncentrációt segíti, ha beépítünk rövid szüneteket a folyamatos munkavégzés közé. Ilyenkor állj fel a számítógép elől, mozogj, nyújtsd meg a végtagjaidat vagy végezz pár légzőgyakorlatot. Ez segít megőrizni a frissességet és koncentráció hatékonyságát.
Task batching- feladatok kötegelése
Azonos típusú feladatok csoportosítása és egymás utáni elvégzése. Segít optimalizálni az időgazdálkodást. Ehhez a módszerhez a feladatokat csoportokba kell rendezni és egy adott időablakban egyszerre elvégezni őket.Nagyon hasonló ez a módszer az időblokkolás módszeréhez- gyakran keverik is, de van egy kis különbség: minden feladatkötegelés időblokkolással jár, fordítva viszont ez nem igaz.
Egyik fő előnye, hogy minimalizálja vagy teljesen kiküszöböli a köztes időkiesést, amely akkor fordul elő, amikor átállunk egyik feladatról a másikra. Ha egy adott időpontban több hasonló típusú feladatot végezünk el egyszerre, akkor ez a váltások számát és a használt időt csökkenti. Emellett segít a fókusz fenntartásában is, mivel egyszerre csak egyféle típusú feladatra kell koncentrálni.
A task batching alkalmazása nemcsak a munkahelyen lehet hasznos (emailek megválaszolása, kreatív feladatok, tanulás, telefonhívások, adatelemzés, projekt tervezés, stb.), hanem más területeken is. Például otthoni teendőkben is alkalmazható. Ha azonos típusú háztartási feladatokat, mint a konyha-nappali takarítás, mosás-vasalás vagy bevásárlás-főzés, csoportosítjuk és egy adott időpontban elvégezzük őket, akkor hatékonyabban tudjuk kezelni a háztartási teendőket.
Eisenhower-mátrix
Az Eisenhower mátrix egy hatékony időgazdálkodási eszköz, amely segít azonnali és fontos feladatok megkülönböztetésében, lehetővé téve a prioritások tisztázását és az idő hatékonyabb felhasználását. A négyzetrács két tengelyén az egyik dimenzió az “Fontos” és “Nem fontos”, míg a másik dimenzió az “Sürgős” és “Nem sürgős” kategóriákat jelöli. A mátrix négy részre osztja a feladatokat:
Fontos és sürgős (Ki kell végezni):Ezek azonnali reakciót igénylő feladatok, amelyek fontosak és sürgősek. Ezeket a feladatokat prioritásként kell kezelni, mivel azok vészhelyzetet vagy sürgős határidőt igényelnek.
Fontos, de nem sürgős (Meg kell tenni): Ezek olyan feladatok, amelyek fontosak, de nincs azonnali határidőjük. Fontos időt szánni ezekre a feladatokra, hogy megelőzze a sürgőssé válásukat, és megakadályozza a későbbi stresszt.
Nem fontos, de sürgős (Delegálni kell):Ezek a feladatok általában olyan dolgok, amelyek sürgőssé váltak, de nem feltétlenül fontosak a saját végrehajtásra. Ilyen feladatokat lehet delegálni másoknak, ha lehetséges, hogy időt és energiát takarítson meg az érintett személynek.
Nem fontos és nem sürgős (Elkerülendő):Ezek a feladatok sem fontosak, sem sürgősek. Általában az idő pazarlása és a termelékenység gátja lehetnek. Ezeket a feladatokat el kell kerülni, vagy minimalizálni kell az időt, amit rájuk fordítunk.
Otthonról dolgozol? Határozd meg feladataid fontossági sorrendjét a mátrix segítségével és legyél hatékonyabb munkavégzésedben. Amennyiben pedig háztartási feladataidat kell priorizálni, abban is nagy segítségedre lehet: döntsd el a mátrix segítségével, hogy a családi programok, a családi célok kitűzése, kapcsolatok ápolása milyen helyen van.
Pomodoro technika
Lényege, hogy határozd meg a nap során elvégzendő legfontosabb feladatodat/ feladataidat. Oszd fel a munkát rövidebb időszakokra (áttól függően mennyit bírsz folyamatosan fókuszálni 45-60 percre-lehet több is), végezd a munkát az általad meghatározott ideig, koncentrálj, fókuszálj csak az elvégzendő feladatodra. Közben nincs se televízió, se telefon. Ezt az intenzív munkavégzési fázist kövesse 20-25 perc szünet. Ebben az időszakban pedig kapcsolj ki, menj friss levegőre. Ezután ismételd meg a ciklust.
Ezt a technikát nyugodtan alkalmzhatod mind munkavégzéshez, mind pedig háztartási feladatok elvégzésénél is.
Pareto elv
Abban lesz segítségedre hogyan határozd meg azokat feladatokat, amik tényleg építenek téged és előbbre visznek. Ennek a szabálynak a másik neve 80/20-as szabály. Nevét megalkotójáról kapta, azt állította, hogy: a megtermelt javak 80%-a a társadalom 20%-ához kerül a társadalomra jellemző vagyonelosztás során- a következmények 80%-át sokszor a tevékenységek 20%-a okozzák.
Tehát hogy is tudod ezt az elvet te hasznosítani? Van egy tíz pontból álló feladatlistád… Ebből a feladatlistából összesen kettő lesz az, ami hasznos lesz számodra. Tedd fel magadnak a kérdést: Mik azok a feladatok, amik a napod 20%-át kiteszik, de az eredményed 80%-át hozzák.
Ez a technika segíthet neked akár tanulásban is, csak koncentrálj a 20%-ra, hogy elérd a 80%-ot!
- Soha ne veszítsd el a fókuszt, a cél lebegjen előtted!
- Nagyobb feladataidat oszd fel kiesebbekre! Segít, hogy könnyebben tartsd a fókuszt és a motivációdat is növelheted általa.
- Ha pedig a halogatás nagymestere vagy, minden nap kezdj a legnehezebb feladattal, előbb túl leszel a nehezén, ami szintén lelkesíteni fog.
Delegálás és támogatáskérés
A hatékony időmenedzsment része a feladatok delegálása és segítség kérésének képessége is. Sok nő hajlamos mindent saját vállára venni.Nagyon fontos felismerni, hogy nincs szükségünk arra, hogy minden feladatot önállóan végezzünk el. A delegálás és a segítségkérés nemcsak időt takarít meg számunkra, hanem lehetőséget ad arra is, hogy támogatást és segítséget kapjunk.
“A delegálás nem azt jelenti, hogy valaki túl sok feladatot bíz valakire, hanem azt, hogy megérti és kihasználja az emberek egyedi képességeit és erősségeit a közös célok eléréséhez.” – Stephen R. Covey
A delegálás első lépése az, hogy felismerjük, hogy nem kell minden feladattal egyedül megbirkóznunk. Ez a felismerés megszabadít a tökéletesség illúziójától és segít elfogadni, hogy sokkal hatékonyabbak lehetünk, ha leakasztjuk a felesleges terheket saját magunkról. Gondold végig, hogy mely feladatokat tudnád átadni másoknak anélkül, hogy ez veszélyeztetné az eredményességedet.
Hatékony és felelős munkatársakkal való együttműködés
Ha munkahelyeden olyan munkatársaid vannak, akik hajlandóak segíteni, vagy akiknek a feladatai összefüggnek a tiéddel, ne habozz segítséget kérni tőlük! A megfelelő feladatok delegálása másoknak időt takarít meg számodra, és csökkenti a stressz szintedet. Legyél együttműködő és köszönd meg azoknak, akik segítséget nyújtanak, így motiváld őket, hogy továbbra is támogassanak.
Család, barátok és támogató közösség bevonása
Nem csak a munkatársak lehetnek segítségedre, hanem a családod, barátaid és a támogató közösség is. Kérj segítséget a gyerekeidtől, a párodtól vagy a barátaidtól, hogy könnyebben el tudj végezni bizonyos feladatokat.
Delegálás és segítségkérés nélkül könnyen túlhajszolhatjuk magunkat. Fontos, hogy ne feledkezzünk meg a saját jólétünkről és egészségünkről sem. Használd ki a kínálkozó lehetőségeket, és bánj okosan az időddel.
Időtartalékok az önfejlesztésre és a pihenésre
Az időtervezés során fontos, hogy szánj időt az önfejlesztésre és a pihenésre is. Az önfejlesztés lehetőséget ad arra, hogy új készségeket sajátíts el vagy meglévőeket fejlessz (olvasás, tanulás, más hobbi). Emellett fontos, hogy pihenj is. Engedd meg magadnak a kikapcsolódást és a regenerálódást, hogy feltöltődve és frissen térhess vissza a feladatokhoz!
Mindannyian csak 24 órával rendelkezünk egy nap, és kihívást jelenthet megfelelően beosztani ezt az időt a fontos teendők között. De ne add fel! A változtatás mindig lehetséges, és a hatékony időgazdálkodás képessége elhozhatja az egyensúlyt az életedbe.
Lépj ki a komfortzónádból, és fókuszálj az időmenedzsmentre. Használd ki a prioritások és határidők meghatározásának erősségét, és alakítsd át a feladatokat, hogy hatékonyabban végezd őket. Ne felejtsd el, hogy a változás nem mindig könnyű, de a kitartás és a motiváció a siker kulcsa. Hidd el, hogy képes vagy elérni a céljaidat, és tartsd szem előtt, hogy a hatékony időmenedzsment segítségével közelebb kerülsz azokhoz.
Most pedig vedd elő a naptáradat és kezdj el tervezni – a hatékony időgazdálkodás a te kezedben van!
